Se siete progettisti o responsabili di prodotto, è probabile che utilizziate Excel per memorizzare, organizzare e condividere i dati relativi ai vostri prodotti. Excel è uno strumento potente e versatile, in grado di gestire un gran numero di dati e calcoli. Tuttavia, presenta alcuni limiti nella gestione dei dati di progettazione, in particolare quando la complessità e la scala dei progetti aumentano.
Esaminiamo allora le sfide che derivano dall'utilizzo di Excel per la gestione dei dati di prodotto (PDM), vediamo perché una soluzione PDM è più adatta a gestirle e come migrare i vostri dati da Excel a una soluzione PDM in pochi semplici passaggi.
Che cos'è la gestione dei dati di prodotto?
Il termine PDM indica il processo di acquisizione, memorizzazione, organizzazione e gestione di tutti i dati relativi a un prodotto, quali specifiche di progettazione, disegni, modelli, distinte base, documenti, revisioni e workflow. Una soluzione PDM consente ai team di progettazione di collaborare, comunicare e coordinare il lavoro in modo più efficace ed efficiente.
Una soluzione PDM include un repository protetto e centralizzato che permette agli utenti di accedere a tutti i dati di prodotto, nonché di modificarli e condividerli con i membri del team e con le parti interessate. Una soluzione PDM, inoltre, automatizza e semplifica i processi di gestione dei dati, come il controllo delle versioni, la gestione delle modifiche, i workflow approvati e i report.
Perché Excel non è lo strumento ideale per la gestione dei dati di prodotto
Mentre Excel è uno strumento eccellente per l'analisi e la manipolazione dei dati, non è stato progettato per la gestione dei dati di prodotto. Ecco alcuni motivi per cui Excel non è la scelta ottimale per il PDM:
Mancanza di sicurezza e controllo
I file di Excel sono facili da copiare, modificare ed eliminare, il che comporta rischi di danneggiamento e perdita di dati o di accesso non autorizzato. Excel non fornisce alcun audit trail né una cronologia versioni che evidenzi le modifiche, chi li ha effettuate e quando. Ciò rende difficile monitorare e risolvere eventuali problemi. Oltretutto, Excel non supporta la protezione con password né la crittografia per i file, con potenziale compromissione della riservatezza e della sicurezza dei dati.
Mancanza di collaborazione e comunicazione
I file di Excel non sono stati progettati per l'editing simultaneo e la condivisione. Ciò determina l'elevato rischio di conflitti e di errori quando più utenti lavorano sullo stesso file. Excel non supporta alcuna funzionalità di notifica e collaborazione in tempo reale, ostacolando così la comunicazione e il coordinamento pertinenti. Excel non si integra bene con altri strumenti come servizi cloud, CAD (progettazione assistita dal computer) o ERP (pianificazione delle risorse aziendali), limitando di fatto l'accessibilità e l'interoperabilità dei dati.
Mancanza di scalabilità e prestazioni
I file di Excel diventano pesanti e complessi man mano che aumentano i dati di prodotto, prosciugando il sistema e la produttività. Excel non supporta la convalida dei dati o i controlli della qualità, pertanto non c'è modo di rilevare dati imprecisi o incoerenti. Non supporta nemmeno funzionalità di automazione e ottimizzazione come workflow, regole o modelli, che potrebbero invece far risparmiare tempo ed energie.
Come una soluzione PDM può aiutarvi a superare le problematiche di Excel
Una soluzione PDM può offrirvi molti vantaggi rispetto a Excel per gestire i dati di prodotto. Ad esempio:
Ottimizzazione della sicurezza e del controllo
Una soluzione PDM crea un ambiente protetto e controllato per i vostri dati di prodotto, nel quale potete impostare permessi, ruoli e livelli di accesso di diversi utenti e gruppi. Con una soluzione PDM, potete garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati, in quanto supporta la protezione con password e la crittografia. Le soluzioni PDM includono anche un audit trail completo e una cronologia di tutte le attività e le modifiche dei vostri dati, consentendovi di gestire le modifiche progettuali e di risolvere i problemi più facilmente.
Miglioramento della comunicazione e della collaborazione
Una soluzione PDM vi permette di condividere e modificare in tempo reale i dati di prodotto con i membri del team e le parti interessate. Le soluzioni PDM supportano la collaborazione e la comunicazione con funzionalità di notifica quali commenti, chat, avvisi e promemoria. Inoltre, aumentano l'accessibilità e l'interoperabilità dei dati Excel perché si integrano bene con altri strumenti e piattaforme come servizi cloud, CAD ed ERP.
Livelli più elevati di scalabilità e prestazioni
I dati di prodotto di grandi dimensioni e complessità non sono un problema per le soluzioni PDM, che riescono a gestire tali dati senza compromettere la velocità e le prestazioni. Da una soluzione che supporti la convalida dei dati e i controlli della qualità, gli utenti possono aspettarsi dati coerenti e precisi. Le soluzioni PDM supportano anche le funzionalità di automazione e ottimizzazione. Ad esempio, Windchill ha workflow e modelli predefiniti, che vi consentono di risparmiare tempo ed energie.
PDM come Software as a Service
Alcune delle soluzioni PDM leader di settore sono fornite come SaaS (Software as a Service). Windchill+, la soluzione SaaS version di Windchill, incorpora e offre nuove funzionalità con la rapidità attesa dai clienti. Queste implementazioni sono anche note per produrre gli stessi vantaggi descritti più sopra per le soluzioni PDM, di cui ampli, amplificandone perciò l'impatto: accessibilità e sicurezza, collaborazione e scalabilità.
Come migrare i dati da Excel a una soluzione PDM
Sono molti i vantaggi che derivano dall'utilizzo di una soluzione PDM al posto di Excel per la gestione dei dati di prodotto. Se state già utilizzando Excel per gestire i dati di prodotto, dunque, come potete migrare quei dati a una soluzione PDM?
Preparazione dei dati
Prima di migrare i vostri dati, dovete prepararli alla transizione. Ciò significa che dovete pulire, organizzare e standardizzare i dati rimuovendo al contempo ogni errore, duplicato o incoerenza. Dovrete inoltre definire la struttura dei dati (campi, attributi, dipendenze, ecc.) e associarli ai corrispondenti elementi della soluzione PDM.
Scelta di una soluzione PDM
Dopodiché, scegliere una soluzione PDM in linea con le vostre esigenze e preferenze. Esistono molte soluzioni PDM nel mercato, ciascuna con le proprie funzionalità e prezzi specifici. Confrontate e valutate le diverse opzioni per individuale quella più adatta alla vostra azienda. Assicuratevi di controllare la compatibilità, l'integrazione della soluzione PDM scelta con tutti gli strumenti e le piattaforme esistenti, come servizi cloud, CAD ed ERP.
Importazione dei dati
Una volta che avete selezionato la soluzione PDM che fa per voi, potete importare i vostri dati da Excel. A seconda della soluzione PDM e del formato dei dati, questa operazione può essere effettuata manualmente o automaticamente. Alcune soluzioni PDM offrono panoramiche complete o strumenti di importazione incorporati per guidarvi durante l'intero processo. Altri possono richiedere l'utilizzo di script o strumenti esterni. È importante seguire le istruzioni e le specifiche della soluzione PDM per assicurarsi che i dati siano trasferiti in modo completo e corretto.
Verifica dei dati
Dopo aver importato i dati, dovreste verificare che siano accurati nella soluzione PDM. Controllate che non ci siano errori, discrepanze o dati mancanti e, nel caso, risolvete il problema il prima possibile. Dovreste anche testare e convalidare le funzionalità e le prestazioni dei dati (calcoli, workflow, report, ecc.) per assicurarsi che funzionino come previsto.
Formazione degli utenti
Infine, è necessario formare gli utenti sull'utilizzo della soluzione PDM e delle sue funzionalità. Fornite loro documentazione, tutorial e supporto adeguati per aiutarli a familiarizzare e acquisire dimestichezza con il nuovo sistema. È buona norma anche chiedere loro feedback e suggerimenti, in modo che possiate risolvere qualsiasi problema o preoccupazione che potrebbero avere.
Conclusioni
Passare da Excel a una soluzione PDM è una decisione intelligente e vantaggiosa per la maggior parte dei team di progettazione. Una soluzione PDM può aiutarvi a gestire i dati di prodotto con più efficienza e sicurezza, a migliorare la collaborazione e a maneggiare in modo affidabile tutti i dati di prodotto per sostenere la scalabilità e le prestazioni.
Migrare i vostri dati da Excel a una soluzione PDM è più semplice se seguite i passaggi e le best practice che vi abbiamo indicato. Con Windchill+, le aziende possono eliminare gli inconvenienti dei loro sistemi legacy e adottare la più recente soluzione PDM tramite SaaS per preparasi a passare al PLM al momento giusto. Contattateci oggi stesso per compiere una transizione senza problemi da Excel al PDM, accelerare il time-to-value e scoprire le best practice del settore.
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