엔지니어 또는 제품 매니저라면 Excel을 사용하여 제품 데이터를 저장하고, 정리하고, 공유한 경험이 있을 것입니다. Excel은 많은 데이터 및 계산을 처리할 수 있는 강력한 다목적 도구입니다. 그러나 엔지니어링 데이터를 관리하는 경우, 특히 프로젝트의 복잡성 및 규모가 커지는 경우 Excel에는 몇 가지 제약이 존재합니다.
PDM(제품 데이터 관리)에 Excel을 사용할 때의 과제, PDM 솔루션이 그러한 과제에 대응하는 데 더 효과적인 이유, 간단한 몇 단계로 Excel에서 PDM 솔루션으로 데이터를 마이그레이션하는 방법을 소개합니다.
제품 데이터 관리란 무엇입니까?
PDM은 설계 사양, 도면, 모델, BOM, 문서, 개정 사항, 워크플로 등 제품과 관련된 모든 데이터를 캡처하고, 저장하고, 정리하고, 관리하는 프로세스입니다. 엔지니어링 팀은 PDM을 통해 더 효과적이고 효율적으로 공동 작업하고, 커뮤니케이션하고, 업무를 조율할 수 있습니다.
PDM 솔루션은 모든 제품 데이터의 안전한 중앙 저장소 역할을 하므로 사용자가 데이터에 액세스하고, 데이터를 편집하고, 데이터를 팀원 및 책임자와 공유할 수 있습니다. PDM 솔루션은 또한 버전 제어, 변경 관리, 승인 워크플로, 보고 등의 데이터 관리 프로세스를 자동화하고 간소화합니다.
Excel이 제품 데이터 관리에 가장 적합한 도구가 아닌 이유
Excel은 데이터 분석 및 조작에 유용한 도구이지만 제품 데이터 관리용으로 설계되지는 않았습니다. Excel이 PDM에 최적이 아닌 주요한 이유로는 다음이 있습니다.
보안 및 제어 기능 부재
Excel 파일은 복사, 수정 및 삭제가 쉽기 때문에 데이터 손실, 손상 또는 무단 액세스로 이어질 수 있습니다. Excel은 누가 어떤 변경 사항을 언제 적용했는지에 대한 감사 추적 또는 버전 기록 기능이 없어 문제를 추적하고 해결하기가 어렵습니다. Excel은 또한 파일 암호화 또는 암호 보호를 지원하지 않기 때문에 데이터 개인 정보 보호 및 보안이 침해될 수 있습니다.
공동 작업 및 커뮤니케이션 기능 부재
Excel 파일은 동시 편집 및 공유용으로 설계되지 않았으므로 여러 사용자가 같은 파일로 작업할 때 충돌 및 오류가 발생할 가능성이 매우 높습니다. Excel은 실시간 공동 작업 또는 알림 기능을 지원하지 않아 관련성 높은 커뮤니케이션 및 조율을 저해합니다. Excel은 또한 CAD(컴퓨터 지원 설계), ERP(전사적 자원 관리), 클라우드 서비스와 같은 다른 도구와 효과적으로 통합되지 않기 때문에 데이터 접근성 및 상호 운용성에 제약이 있습니다.
확장성 및 성능 부족
제품 데이터가 늘어나면 Excel 파일도 크기가 커지고 복잡해지므로 시스템 및 생산성에 방해가 됩니다. Excel은 데이터 검증 또는 품질 확인을 지원하지 않아 정확하지 않거나 일관적이지 않은 데이터를 포착할 방법이 없습니다. 또한 시간 및 노력을 대폭 단축할 수 있는 자동화 및 최적화 기능(워크플로, 규칙, 템플릿 등)을 지원하지 않습니다.
PDM 솔루션이 Excel의 과제를 극복하는 데 도움이 될 수 있는 방법
PDM 솔루션은 제품 데이터를 관리하는 데 다음과 같이 Excel에는 없는 이점이 많습니다.
우수한 보안 및 제어 기능
PDM 솔루션은 제품 데이터를 위해 안전하고 제어되는 환경을 창출하며 여기에서 다양한 사용자 및 그룹의 권한, 역할 및 액세스 수준을 설정할 수 있습니다. PDM 솔루션은 암호화 및 암호 보호를 지원하므로 이를 통해 데이터 개인 정보 보호 및 보안을 확보할 수 있습니다. PDM 솔루션에서는 또한 완전한 감사 추적과 모든 데이터 변경 사항 및 활동 기록을 유지 관리하므로 더 효과적으로 설계 변경 사항을 관리하고 문제를 해결할 수 있습니다.
공동 작업 및 커뮤니케이션 개선
PDM 솔루션을 통해 팀원 및 책임자와 실시간으로 제품 데이터를 공유하고 편집할 수 있습니다. PDM 솔루션은 댓글, 채팅, 알림, 미리 알림 등의 알림 기능으로 공동 작업 및 커뮤니케이션을 지원합니다. PDM 솔루션은 또한 CAD, ERP, 클라우드 서비스 등의 다른 도구 및 플랫폼과 효과적으로 통합되므로 데이터 접근성 및 상호 운용성을 높여 줍니다.
확장성 및 성능 증대
크기가 크고 복잡한 제품 데이터는 PDM 솔루션에서 문제가 되지 않습니다. 속도 및 성능 저하 없이 그러한 데이터를 처리하기 때문입니다. 사용자는 또한 데이터 검증 및 품질 확인을 지원하는 PDM 솔루션으로 일관적이고 정확한 데이터를 기대할 수 있습니다. PDM 솔루션은 자동화 및 최적화 기능도 지원합니다. 예를 들어 Windchill에는 사전 구축된 템플릿 및 워크플로가 있어 시간과 노력이 절감됩니다.
SaaS(Software as a Service)를 통한 PDM
업계를 선도하는 PDM 솔루션 중 일부는 SaaS(Software as a Service)를 통해 제공됩니다. Windchill의 SaaS 버전인 Windchill+는 사용자가 새로운 기능을 기대하는 시점에 발맞추어 그러한 기능을 결합하고 제공합니다. 이러한 배포는 위에서 설명한 PDM 솔루션의 이점, 즉 접근성 및 보안, 공동 작업, 확장성을 그대로 선사하여 영향을 증폭하는 것으로 확인되었습니다.
Excel에서 PDM 솔루션으로 데이터를 마이그레이션하는 방법
제품 데이터 관리에 Excel 대신 PDM 솔루션을 사용하면 이점이 많습니다. 이미 Excel을 사용하여 제품 데이터를 관리하고 있는 경우, 그러한 데이터를 어떻게 PDM 솔루션으로 마이그레이션할 수 있을까요?
데이터 준비
데이터를 마이그레이션하기 전에 전환을 위해 데이터를 준비해야 합니다. 즉, 데이터를 정리하고, 정돈하고, 표준화하면서 중복, 오류 또는 비일관성을 제거해야 합니다. 또한 데이터 구조(필드, 속성, 관계 등)를 정의하고 PDM 솔루션의 해당 요소에 맞게 매핑해야 합니다.
PDM 솔루션 선택
다음으로는 필요 및 선호 사항에 맞는 PDM 솔루션을 선택합니다. 시중에 많은 PDM 솔루션이 있으며 각자 특징, 기능 및 가격이 독자적입니다. 다양한 옵션을 비교하고 평가하여 어느 것이 회사에 가장 적합한지 판단합니다. CAD, ERP, 클라우드 서비스 등 기존 도구 및 플랫폼과 선택한 PDM 솔루션의 호환성 및 통합 가능 여부를 확인해야 합니다.
데이터 가져오기
PDM 솔루션을 선택했다면 데이터를 Excel에서 가져와야 합니다. PDM 솔루션과 데이터 형식에 따라 수동 또는 자동으로 진행할 수 있습니다. 일부 PDM 솔루션에는 이 프로세스를 안내하는 종합 개요 또는 내장된 가져오기 도구가 있습니다. 외부 독두 또는 스크립트를 사용해야 하는 솔루션도 있습니다. PDM 솔루션의 지침 및 사양을 준수하여 데이터가 정확하고 완전하게 전송되도록 하는 것이 중요합니다.
데이터 확인
데이터를 가져온 후에는 PDM 솔루션에서 데이터가 정확한지 확인해야 합니다. 오류, 비일관성 또는 누락된 데이터를 확인하고 최대한 빨리 해결합니다. 또한 데이터 기능 및 성능(계산, 워크플로, 보고서 등)을 테스트하고 검증하여 정상적으로 작동하는지 확인해야 합니다.
사용자 교육
마지막으로 PDM 솔루션 및 기능을 사용하는 방법을 사용자에게 교육해야 합니다. 새 시스템을 숙지하고 이에 익숙해지도록 충분한 문서, 튜토리얼 및 지원을 제공합니다. 사용자가 경험하는 문제 또는 우려 사항에 대응할 수 있도록 사용자의 피드백 및 제안을 요청하는 것도 모범 사례입니다.
결론
Excel에서 PDM 솔루션으로 이동하는 것은 대부분의 엔지니어링 팀에 현명하고 유익한 결정입니다. PDM 솔루션을 이용하면 제품 데이터를 더 효율적이고 안전하게 관리하고, 공동 작업을 향상하고, 제품 데이터를 안정적으로 처리하여 확장성 및 성능을 지원할 수 있습니다.
데이터를 Excel에서 PDM 솔루션으로 마이그레이션할 때 다음 단계 및 모범 사례를 따르면 더 쉽게 진행할 수 있습니다. 기업은 Windchill+를 통해 레거시 시스템의 단점을 떨치고 SaaS를 통해 최신, 최고의 PDM 솔루션을 채택하여 준비가 되었을 때 PLM으로 업그레이드할 수 있습니다. 지금 문의하여 Excel에서 PDM으로 원활하게 전환하고, 가치 실현 시간을 단축하고, 업계의 모범 사례를 활용해 보십시오.
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