Si vous êtes un ingénieur ou un responsable produit, il est probable que vous ayez utilisé Excel pour stocker, organiser et partager vos données de produit. Excel est un outil puissant et polyvalent capable de gérer une grande quantité de données et de calculs. Toutefois, il présente certaines limites en termes de gestion des données d'ingénierie, en particulier lorsque la complexité et l'échelle des produits augmente.
Examinons les défis de l'utilisation d'Excel pour la gestion des données de produit (PDM) et les raisons qui rendent une solution de PDM mieux équipée pour gérer ces défis, ainsi que la manière de migrer vos données d'Excel vers une solution de PDM en quelques étapes simples.
Qu'est-ce que la gestion des données produit ?
PDM est le processus de saisie, de stockage, d'organisation et de gestion de toutes les données relatives à un produit, telles que les spécifications de conception, les dessins, modèles, nomenclatures, documents, révisions et flux de travail. Le PDM aide les équipes d'ingénierie à collaborer, communiquer et coordonner leur travail plus efficacement.
Une solution de PDM intègre un référentiel centralisé et sécurisé pour toutes vos données produit, permettant aux utilisateurs d'y accéder, de les modifier et partager avec les membres de l'équipe et les intervenants. En outre, une solution de PDM automatise et rationalise vos processus de gestion des données, telles que le contrôle des versions, la gestion des modifications, les flux d'approbation et le reporting.
Pourquoi Excel n'est pas le meilleur outil pour la gestion des données produit
Si Excel est un excellent outil pour l'analyse et le maniement des données, il n'est toutefois pas conçu pour la gestion des données produit. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles Excel n'est pas une solution optimale pour le PDM :
Contrôle et sécurité insuffisants
Les fichiers Excel sont faciles à copier, modifier et supprimer, ce qui peut entraîner la perte ou la corruption des données ou un accès non autorisé. Excel ne fournit aucun journal d'audit ni historique des versions sur les personnes qui ont apporté les modifications et le moment de ces dernières. Cela rend difficile le suivi et la résolution des problèmes. En outre, Excel ne prend pas en charge le chiffrement ou la protection des mots de passe pour vos fichiers, ce qui risque de compromettre la confidentialité ou la sécurité des données.
Collaboration et communication insuffisantes
Les fichiers Excel ne sont pas conçus pour une modification et un partage concourants, ce qui les expose considérablement aux conflits et erreurs lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur le même fichier. Excel ne prend pas en charge les fonctionnalités de collaboration ou notification, ce qui entrave la communication et la coordination pertinentes. Par ailleurs, Excel ne s'intègre pas à d'autres outils, tels que la CAO (conception assistée par ordinateur), les systèmes ERP (planification des ressources de l'entreprise) ou les services cloud, limitant ainsi l'accessibilité et l'interopérabilité des données.
Évolutivité et performances insuffisantes
Les fichiers Excel gagnent en taille et complexité à mesure que vos données augmentent, drainant votre système et votre productivité. Excel ne prend pas en charge la validation des données ou le contrôle de la qualité, dès lors rien ne permet d'intercepter les données incorrectes ou incohérentes. En outre, il n'y a pas d'assistance pour les fonctionnalités d'automatisation et d'optimisation (telles que les flux de travail, les règles ou les modèles) qui permette d'économiser beaucoup de temps et d'effort.
Comment une solution de PDM peut vous aider à surmonter les défis d'Excel
Une solution de PDM peut vous offrir de nombreux avantages par rapport à Excel pour la gestion des données produit, telles que :
Un contrôle et une sécurité accrus
Une solution de PDM crée un environnement sûr et sous contrôle pour vos données produit, au sein duquel vous pouvez définir les permissions, les rôles et les niveaux d'accès pour différents utilisateurs et groupes. Vous pouvez garantir la confidentialité et la sécurité de vos données avec une solution de PDM, car elle prend en charge le chiffrement et la protection des mots de passe. Les solutions de PDM conservent également un journal d'audit complet et un historique de toutes vos modifications de données et activités, vous permettant de mieux gérer les modifications des conceptions et résoudre les problèmes.
Collaboration et communication améliorées.
Avec une solution de PDM, vous partagez et modifiez vos données produit avec les membres de l'équipe et les intervenants en temps réel. Les solutions de PDM prennent en charge la communication et la collaboration avec les fonctionnalités de notification, telles que les commentaires, les chats, les alertes et les rappels. Par ailleurs, elles augmentent l'accessibilité aux données et l'interopérabilité parce qu'elles s'intègrent bien à d'autres outils et plateformes, telles que la CAO, les systèmes ERP et les services cloud.
Évolutivité et performances accrues
Les données produit volumineuses et complexes ne constituent pas un problème pour les solutions de PDM, qui gèrent ces données sans compromettre la vitesse et les performances. Les utilisateurs peuvent également s'attendre à des données cohérentes et exactes d'une solution de PDM qui prend en charge la validation des données et les contrôles de la qualité. En outre, les solutions de PDM prennent en charge les fonctionnalités d'automatisation et d'optimisation. Par exemple, Windchill dispose de modèles et flux prédéfinis permettant d'économiser du temps et des efforts.
Le PDM via un logiciel en tant que service
Certaines solutions de PDM à la pointe du secteur sont livrées via un logiciel en tant que service (SaaS). Windchill+, la version SaaS de Windchill, intègre et fournit de nouvelles fonctionnalités aussi rapidement que les utilisateurs les attendent. Ces déploiements sont également connus pour produire les mêmes avantages décrits plus haut pour les solutions de PDM, amplifiant dès lors leur impact : accessibilité et sécurité, collaboration, et évolutivité,
Comment migrer des données d'Excel vers une solution de PDM
Les avantages de l'utilisation d'une solution de PDM plutôt qu'Excel pour la gestion des données de production sont nombreux. Si vous utilisez déjà Excel pour gérer les données produit, comment migrer ces données vers une solution de PDM ?
Préparez vos données
Avant de migrer vos données, vous devez les préparer pour la transition. Autrement dit vous devez nettoyer, organiser et standardiser vos données tout en supprimant toute pièce en double, erreur ou incohérence. Vous devez également définir votre structure de données (par ex. les champs, attributs et relations) et les mettre en relation avec les éléments correspondants dans la solution de PDM.
Choisissez votre solution de PDM
Ensuite, choisissez une solution de PDM qui corresponde à vos besoins et préférences. De nombreuses solutions de PDM sont présentes sur le marché, chacune avec ses propres fonctionnalités et ses prix variables. Comparez et évaluez les différentes options pour déterminer celle qui convient le mieux à votre entreprise. Veillez à vérifier la compatibilité et l'intégration de votre solution de PDM choisie avec d'autres outils et plateformes existantes, telles que la CAO, les systèmes ERP ou les services cloud.
Importez vos données
Une fois que vous avez sélectionné votre solution de PDM, vous devez importer vos données depuis Excel. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement, selon la solution de PDM et le format des données. Certaines solutions de PDM offrent des présentations complètes ou des outils d'importation intégrés pour vous guider à travers le processus. D'autres peuvent exiger l'utilisation d'outils ou de scripts externes. Il importe de suivre les instructions et spécifications de la solution de PDM pour garantir le transfert correct et complet de vos données.
Vérifiez vos données
Après avoir importé vos données, vous devez vérifier qu'elles sont exactes dans la solution de PDM. Vérifiez les erreurs, incohérences ou données manquantes et résolvez-les dès que possible. Vous devez également tester et valider la fonctionnalité et les performances de vos données (calculs, flux, rapports, etc.) pour garantir qu'elles fonctionnent comme prévu.
Formez vos utilisateurs
Pour finir, vous devez former vos utilisateurs à l'utilisation de la solution de PDM et à ses fonctionnalités. Fournissez leur la documentation, les tutoriels et l'assistance adéquats pour les aider à se familiariser et à se sentir à l'aise avec le nouveau système. Il relève également des bonnes pratiques de solliciter leur avis et leurs conseils, afin que vous puissiez adresser tout problème ou inquiétude de leur part.
Conclusion
Le passage de Excel à une solution de PDM est une décision intelligente et bénéfique pour la plupart des équipes d'ingénierie. Une solution de PDM peut vous aider à gérer les données produit de manière plus efficace et sûre, à améliorer la collaboration et à gérer de manière fiable toute donnée produit pour soutenir l'évolutivité et les performances.
La migration de vos données d'Excel vers une solution de PDM peut être facilitée en suivant ces étapes et meilleures pratiques. Avec Windchill+, les société peuvent aisément éliminer les inconvénients de leurs systèmes existants et adopter la solution de PDM plus récente et se préparer pour la mise à niveau vers le PLM le moment venu. Offrez-vous une transition en douceur d'Excel au PDM, une création de valeur rapide et les meilleures pratiques du secteur en prenant contact dès aujourd'hui.
Choisir la solution de PDM idéale
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