如果您是一位工程師或是產品經理，很可能有機會使用 Excel 來儲存、整理與分享您的產品資料。Excel 能夠處理大量的資料與計算，功能強大且多才多藝。然而，Excel 在管理工程資料上尚嫌不足，尤其當專案複雜度與規模日益增加時，便會顯得處處受限。
讓我們詳細解說使用 Excel 來進行產品資料管理 (PDM) 所面臨的各種挑戰，為何 PDM 解決方案更適合用來處理這類事務，以及如何透過簡單的幾個步驟，將資料從 Excel 移轉至 PDM 解決方案。
產品資料管理是什麼？
PDM 指的是擷取、儲存、整理與管理所有產品相關資料的流程，像是設計規格、圖面、模型、材料清單、文件、版本修訂與工作流程。有了 PDM，工程團隊面對工作時就能更有效率地協同合作、溝通與協調各項資源。
PDM 解決方案為您所有的產品資料提供一個集中且安全的存放庫，以便您與團隊成員及相關負責人存取、編輯與共享資料。此外，PDM 解決方案還能自動處理並簡化您的資料管理流程，像是版本控制、變更管理、核准工作流程以及報告。
為何 Excel 不是最合適的產品資料管理工具？
Excel 在數據分析與處理上是相當好用的工具，但它並非針對產品資料管理而設計。以下說明 Excel 之所以不是 PDM 最佳選擇的幾大原因：
缺乏安全性與控管機制
Excel 檔案很容易複製、修改與刪除，因此資料容易遺失、損毀或是遭到未經授權的任意存取。Excel 並未針對資料修改的人員、事由與時間交代任何調整軌跡或是版本記錄，事後要追蹤及解決方案也不容易。另外，Excel 無法提供任何的檔案加密或密碼保護，以致於資料隱私及安全性受到危害。
缺乏協同合作與溝通
Excel 檔案並非針對同時編輯與共享而設計，當多位使用者同時處理單一檔案時，就很容易出現檔案衝突與錯誤。Excel 不支援任何的即時協同合作或通知功能，以致於無法進行相關的溝通與協調。此外，Excel 也無法與 CAD (電腦輔助設計)、ERP (企業資源計劃) 或雲端服務等其他工具充分整合，進而限制資料的可存取性及互通性。
缺乏擴充性及效能
Excel 檔案會隨著您的產品資料一起變大變複雜，使得系統與生產力變得更沒效率。Excel 不支援任何形式的資料驗證或品質檢查，因此無法找出任何不準確或是不一致的資料。此外，也不支援自動化及最佳化功能 (像是工作流程、規則或是範本)，無法幫助您省下可觀的時間與人力。
PDM 解決方案如何協助您克服 Excel 挑戰
PDM 解決方案在許多方面都勝過 Excel，幫助您輕鬆管理產品資料，例如：
更高的安全性與控管機制
PDM 解決方案能夠為您的產品資料建立受管控的安全環境，以便您為不同的使用者與群組設定個別權限、角色及存取階層。PDM 解決方案支援資料加密與密碼保護，協助您確保資料隱私及安全性。另外，PDM 解決方案還能針對您的所有資料變更與活動維護一份完整的調整軌跡與記錄，讓您更有效率地管理設計變更並針對問題進行疑難排解。
更高效的協同合作與溝通品質
PDM 解決方案讓您即時地與團隊成員及相關負責人共享及編輯產品資料。PDM 解決方案提供各項通知功能，方便您進行協同合作並進行溝通，像是註解、交談、通知與提醒。此外，由於 PDM 解決方案能夠與其他工具及平台充分整合 (像是 CAD、ERP 與雲端服務)，因此還能提升您的資料可存取性與互通性。
更高的擴充性及效能
對於 PDM 解決方案來說，數量龐大且複雜的產品資料根本不是問題，談笑間就能在兼顧速度與效能的前提下輕鬆處理這類資料。另外，使用者還可從支援資料驗證及品質檢查的 PDM 解決方案當中，獲得一致準確的資料品質。此外，PDM 解決方案還支援自動化及最佳化功能。舉例來說，Windchill 能透過預先建立的範本與工作流程，幫助您省下可觀的時間與人力。
PDM 透過軟體即服務形式提供
某些業界領先的 PDM 解決方案採用軟體即服務 (SaaS) 方式來提供。Windchill+ (Windchill 的 SaaS 版本) 能夠跟上使用者期待的腳步，快速整合並推出全新功能。這類部署項目還能提供上述有關 PDM 解決方案的相同優勢，進而擴大其影響層面：可存取性與安全性、協同合作及擴充性。
如何從 Excel 將資料移轉至 PDM 解決方案
在產品資料管理方面，使用 PDM 解決方案能夠比 Excel 獲得更多好處。如果您目前正使用 Excel 來管理產品資料，何不趁此機會了解一下如何將資料移轉至 PDM 解決方案？
準備資料
資料移轉前，您需要加以準備。意思就是您需要清理、整理與標準化您的資料內容，並從中去除任何的重複部分、錯誤或是不一致的地方。另外，您還需要定義資料結構 (像是欄位、屬性與關係)，並將之對應至 PDM 解決方案裡的相應元素。
選擇您的 PDM 解決方案
接下來，選擇一套能滿足您的需求與偏好的 PDM 解決方案。市面上的 PDM 解決方案林林總總，每一種在功能都各有特色，當然價格也不一樣。您可以比較並評估不同的選擇，然後決定最適合您企業所需的產品。務必確定您所選定的 PDM 解決方案能夠與其他現有的任何工具及平台相容並充分整合 (像是 CAD、ERP 或雲端服務)。
匯入資料
選好 PDM 解決方案後，接著便是從 Excel 匯入資料。資料匯入程序可以手動或是自動完成，端賴您選擇的 PDM 解決方案與資料格式而定。某些 PDM 解決方案提供您全方位概覽或是內建的匯入工具，引導您逐步完成整個匯入流程。其他解決方案可能會需要搭配使用外部工具或指令碼。請務必遵照 PDM 解決方案裡的說明與規定進行，確保您的資料正確無誤且一筆不漏地完成移轉。
驗證資料
資料匯入 PDM 解決方案後，您需要驗證其是否正確無誤。請檢查是否有任何錯誤、矛盾或是遺漏之處，並儘速解決問題。另外，請務必測試並驗證資料處理功能與效能 (計算、工作流程、報告等)，確保一切運作正常。
訓練使用者
最後，您需要訓練使用者，幫助他們了解如何使用 PDM 解決方案及其功能。請提供他們充分的文件、教學內容及相關支援服務，幫助他們熟悉新的系統以便順利上線。另外，詢問他們的使用意見及建議也不失為好辦法，以便您及時地解決他們可能碰到的各種問題或疑慮。
總結
對大多數工程團隊來說，從 Excel 移轉至 PDM 解決方案既聰明又利人利己。PDM 解決方案幫助您更安全、更有效率地管理產品資料，提升協同合作效率，並且可靠地處理各項產品資料以發揮擴充性及效能。
只要遵循下列步驟及最佳工作模式，您也能輕鬆地將資料從 Excel 移轉至 PDM 解決方案。有了 Windchill+，公司可以輕易地甩開舊有系統的包袱並透過 SaaS 機制導入最好用的新版 PDM 解決方案，並且加以設定以便在時機成熟時升級至 PLM。想要體驗從 Excel 無縫移轉至 PDM，快速實現價值，並且輕鬆獲得業界最佳工作模式嗎？現在就馬上了解。
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