Wenn Sie Ingenieur oder Produktmanager sind, haben Sie wahrscheinlich Excel zum Speichern, Organisieren und Weitergeben Ihrer Produktdaten verwendet. Excel ist ein leistungsfähiges und vielseitiges Werkzeug, mit dem Sie eine Vielzahl von Daten und Berechnungen durchführen können. Bei der Verwaltung von technischen Daten stößt Excel jedoch an seine Grenzen - vor allem dann, wenn Projekte immer komplexer und umfangreicher werden.
Im Folgenden erfahren Sie, welche Herausforderungen die Verwendung von Excel für das Produktdatenmanagement (PDM) mit sich bringt, warum eine PDM-Lösung diese Herausforderungen besser bewältigen kann und wie Sie Ihre Daten in wenigen einfachen Schritten von Excel zu einer PDM-Lösung migrieren können.
Was ist Produktdatenmanagement?
PDM ist der Prozess der Erfassung, Speicherung, Organisation und Verwaltung aller produktbezogenen Daten, wie Konstruktionsspezifikationen, Zeichnungen, Modelle, Stücklisten, Dokumente, Revisionen und Arbeitsabläufe. PDM hilft Ingenieurteams, effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und ihre Arbeit zu koordinieren.
Eine PDM-Lösung bietet ein zentrales und sicheres Repository für alle Ihre Produktdaten, auf das die Benutzer zugreifen, es bearbeiten und mit Teammitgliedern und anderen Beteiligten teilen können. Eine PDM-Lösung automatisiert und rationalisiert auch Ihre Datenverwaltungsprozesse, wie z. B. Versionskontrolle, Change Management, Genehmigungsworkflows und Berichterstellung.
Warum Excel nicht das beste Werkzeug für das Produktdatenmanagement ist
Excel ist zwar ein hervorragendes Werkzeug für die Datenanalyse und -manipulation, aber es ist nicht für das Produktdatenmanagement geeignet. Hier sind einige der Hauptgründe, warum Excel für PDM nicht optimal ist:
Mangelnde Sicherheit und Kontrolle
Excel-Dateien lassen sich leicht kopieren, ändern und löschen, was zu Datenverlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff führen kann. Excel bietet keinen Prüfpfad oder Versionsverlauf darüber, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, was die Verfolgung und Lösung von Problemen erschwert. Excel unterstützt auch keine Verschlüsselung oder Passwortschutz für Ihre Dateien, was den Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Daten gefährden kann.
Eingeschränkte Zusammenarbeit und Kommunikation
Excel-Dateien sind nicht für die gleichzeitige Bearbeitung und gemeinsame Nutzung ausgelegt, so dass sie sehr konflikt- und fehleranfällig sind, wenn mehrere Benutzer an derselben Datei arbeiten. Excel unterstützt keine Echtzeit-Zusammenarbeit oder Benachrichtigungsfunktionen, was die entsprechende Kommunikation und Koordination behindert. Excel lässt sich auch nicht gut mit anderen Tools wie CAD (computergestütztes Design), ERP (Enterprise Resource Planning) oder Cloud-Diensten integrieren, was die Datenverfügbarkeit und Interoperabilität einschränkt.
Mangelnde Skalierbarkeit und Leistung
Excel-Dateien werden mit der Zunahme Ihrer Produktdaten immer größer und komplexer und belasten Ihr System und Ihre Produktivität. Excel unterstützt keine Datenvalidierung oder Qualitätsprüfungen, so dass es keine Möglichkeit gibt, ungenaue oder inkonsistente Daten zu erkennen. Außerdem gibt es keine Unterstützung für Automatisierungs- und Optimierungsfunktionen (wie Workflows, Regeln oder Vorlagen), die viel Zeit und Mühe sparen können.
Wie eine PDM-Lösung Ihnen helfen kann, die Herausforderungen von Excel zu meistern
Eine PDM-Lösung bietet Ihnen gegenüber Excel viele Vorteile bei der Verwaltung von Produktdaten, z. B:
Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
Eine PDM-Lösung schafft eine sichere und kontrollierte Umgebung für Ihre Produktdaten, in der Sie Berechtigungen, Rollen und Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen können. Mit einer PDM-Lösung können Sie den Datenschutz und die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten, da sie Verschlüsselung und Passwortschutz unterstützt. PDM-Lösungen führen außerdem einen vollständigen Prüfpfad und eine Historie all Ihrer Datenänderungen und Aktivitäten, so dass Sie Konstruktionsänderungen besser verwalten und Probleme beheben können.
Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
Mit einer PDM-Lösung können Sie Produktdaten in Echtzeit mit Ihren Teammitgliedern und Stakeholdern austauschen und bearbeiten. PDM-Lösungen unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation durch Benachrichtigungsfunktionen wie Kommentare, Chats, Warnungen und Erinnerungen. PDM-Lösungen verbessern außerdem die Zugänglichkeit und Interoperabilität Ihrer Daten, da sie sich gut in andere Tools und Plattformen integrieren lassen, z. B. in CAD, ERP und Cloud-Dienste.
Verbesserte Skalierbarkeit und Leistung
Große und komplexe Produktdaten sind kein Problem für PDM-Lösungen, die solche Daten ohne Abstriche bei Geschwindigkeit und Leistung verarbeiten können. Von einer PDM-Lösung, die Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen unterstützt, können die Anwender auch konsistente und genaue Daten erwarten. PDM-Lösungen unterstützen auch Automatisierungs- und Optimierungsfunktionen - Windchill verfügt beispielsweise über vorgefertigte Vorlagen und Workflows, die Ihnen Zeit und Mühe sparen.
PDM über Software-as-a-Service
Einige der branchenführenden PDM-Lösungen werden über Software as a Service (SaaS) bereitgestellt. Windchill+, die SaaS-Version von Windchill, integriert und liefert neue Funktionalitäten so schnell, wie es die Anwender erwarten. Es ist bekannt, dass diese Bereitstellungen die gleichen Vorteile bieten, die oben für PDM-Lösungen beschrieben wurden, und somit deren Wirkung verstärken: Zugänglichkeit und Sicherheit, Zusammenarbeit und Skalierbarkeit,
Wie man Daten von Excel zu einer PDM-Lösung migriert
Die Verwendung einer PDM-Lösung anstelle von Excel für das Produktdatenmanagement hat viele Vorteile. Wenn Sie bereits Excel für die Verwaltung von Produktdaten verwenden, wie können Sie diese Daten dann in eine PDM-Lösung migrieren?
Bereiten Sie Ihre Daten vor
Bevor Sie Ihre Daten migrieren, müssen Sie sie für die Migration vorbereiten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Daten bereinigen, organisieren und standardisieren und dabei alle Duplikate, Fehler oder Inkonsistenzen entfernen müssen. Außerdem müssen Sie Ihre Datenstruktur (z. B. Felder, Attribute und Beziehungen) definieren und sie den entsprechenden Elementen in der PDM-Lösung zuordnen.
Wählen Sie Ihre PDM-Lösung
Als Nächstes wählen Sie eine PDM-Lösung, die Ihren Anforderungen und Präferenzen entspricht. Es gibt viele PDM-Lösungen auf dem Markt, jede mit unterschiedlichen Merkmalen, Funktionen und Preisen. Vergleichen und bewerten Sie die verschiedenen Optionen, um festzustellen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Achten Sie auf die Kompatibilität und Integration der von Ihnen gewählten PDM-Lösung mit vorhandenen Tools und Plattformen wie CAD, ERP oder Cloud-Diensten.
Importieren Sie Ihre Daten
Sobald Sie Ihre PDM-Lösung ausgewählt haben, müssen Sie Ihre Daten aus Excel importieren. Dies kann je nach PDM-Lösung und Datenformat entweder manuell oder automatisch erfolgen. Einige PDM-Lösungen bieten umfassende Übersichten oder integrierte Import-Tools, die Sie durch den Prozess führen. Bei anderen müssen Sie möglicherweise externe Tools oder Skripte verwenden. Es ist wichtig, dass Sie die Anweisungen und Spezifikationen der PDM-Lösung befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt und vollständig übertragen werden.
Verifizieren Sie Ihre Daten
Nachdem Sie Ihre Daten importiert haben, sollten Sie überprüfen, ob Ihre Daten in der PDM-Lösung korrekt sind. Suchen Sie nach Fehlern, Unstimmigkeiten oder fehlenden Daten, und beheben Sie diese so schnell wie möglich. Sie sollten auch die Funktionalität und Leistung Ihrer Daten (Berechnungen, Arbeitsabläufe, Berichte usw.) testen und validieren, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
Schulung der Benutzer
Und schließlich müssen Sie Ihre Benutzer in der Verwendung der PDM-Lösung und ihrer Funktionen schulen. Stellen Sie ihnen eine angemessene Dokumentation, Tutorials und Unterstützung zur Verfügung, damit sie sich mit dem neuen System vertraut machen können. Es empfiehlt sich auch, ihr Feedback und ihre Vorschläge einzuholen, damit Sie auf eventuelle Probleme oder Bedenken eingehen können.
Fazit
Der Wechsel von Excel zu einer PDM-Lösung ist für die meisten Entwicklungsteams eine kluge und vorteilhafte Entscheidung. Eine PDM-Lösung kann Ihnen helfen, Produktdaten effizienter und sicherer zu verwalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und Produktdaten zuverlässig zu verarbeiten, um Skalierbarkeit und Leistung zu unterstützen.
Die Migration Ihrer Daten von Excel zu einer PDM-Lösung kann einfacher gestaltet werden, wenn Sie die folgenden Schritte und Best Practices befolgen. Mit Windchill+ können Unternehmen ganz einfach die Nachteile ihrer Altsysteme überwinden und die neueste und beste PDM-Lösung über SaaS übernehmen und sich auf ein Upgrade auf PLM vorbereiten, wenn sie dazu bereit sind. Erleben Sie einen nahtlosen Übergang von Excel zu PDM, eine schnelle Time-to-Value und die besten Praktiken der Branche, indem Sie uns noch heute kontaktieren.
Wählen Sie die richtige PDM-Lösung
Laden Sie den Tech-Clarity PDM Buyer's Guide herunter, um die richtige PDM-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Jetzt lesen